Συμφωνητικό συνεργασίας με πελάτη: τι πρέπει να γράφει και πώς υπογράφεται μέσω gov.gr

Η συνεργασία με έναν νέο πελάτη ξεκινά συνήθως με μια προσφορά, ένα τηλεφώνημα και ένα «εντάξει, προχωράμε». Όσο όλα πάνε καλά, κανείς δεν ψάχνει τι ακριβώς συμφωνήθηκε. Όταν όμως ο πελάτης ζητά κάτι που δεν είχε υπολογιστεί, καθυστερεί μια πληρωμή ή θέλει να σταματήσει στη μέση, το πρώτο ερώτημα είναι: τι είχαμε γράψει;

Ένα σύντομο συμφωνητικό συνεργασίας απαντά σε αυτό από την αρχή. Παρακάτω θα βρείτε τι πρέπει να περιλαμβάνει και πώς το υπογράφετε και οι δύο από απόσταση, με την υπηρεσία ψηφιακής βεβαίωσης του gov.gr.

Πότε αξίζει να υπάρχει γραπτό συμφωνητικό

Δεν χρειάζεται συμφωνητικό για κάθε μικρή δουλειά. Αξίζει όμως όταν:

• η δουλειά κρατά εβδομάδες ή μήνες και παραδίδεται σε φάσεις,
• υπάρχει προκαταβολή ή πληρωμή σε δόσεις,
• πρόκειται για συνεχή υπηρεσία, όπως συντήρηση, φιλοξενία, υποστήριξη ή μηνιαία αμοιβή,
• το αποτέλεσμα εξαρτάται και από τον πελάτη (υλικό που πρέπει να σας στείλει, εγκρίσεις, πρόσβαση σε χώρο),
• το ποσό είναι τέτοιο που μια διαφωνία θα σας κόστιζε.

Τι πρέπει να γράφει

Ένα καλό συμφωνητικό δεν είναι μακρύ. Είναι συγκεκριμένο. Τα βασικά άρθρα:

Άρθρο	Τι περιλαμβάνει
Συμβαλλόμενοι	Επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση. Αν υπογράφει εταιρεία, ποιος την εκπροσωπεί.
Αντικείμενο	Τι ακριβώς θα παραδώσετε, με όσο το δυνατόν πιο μετρήσιμους όρους.
Τι δεν περιλαμβάνεται	Τι θεωρείται επιπλέον εργασία και πώς χρεώνεται. Εδώ γίνονται οι περισσότερες διαφωνίες.
Διάρκεια και χρόνοι	Έναρξη, παραδόσεις, λήξη ή ανανέωση. Τι γίνεται αν καθυστερήσει ο πελάτης να στείλει υλικό.
Αμοιβή και πληρωμή	Ποσό, ΦΠΑ, προκαταβολή, δόσεις, προθεσμία πληρωμής και τρόπος πληρωμής.
Υποχρεώσεις	Τι αναλαμβάνει ο καθένας. Για παράδειγμα, ότι ο πελάτης παρέχει κείμενα ή πρόσβαση.
Λύση της σύμβασης	Πώς σταματά η συνεργασία πριν από τη λήξη και τι πληρώνεται για όση δουλειά έχει γίνει.
Εμπιστευτικότητα	Όταν θα δείτε στοιχεία πελατών ή εσωτερικές πληροφορίες της επιχείρησης.

Η προσφορά που έχει ήδη αποδεχτεί ο πελάτης μπαίνει συνήθως ως παράρτημα. Έτσι το συμφωνητικό μένει σύντομο και οι γραμμές, οι ποσότητες και οι τιμές βρίσκονται σε ένα σημείο. Με τον ίδιο τρόπο μπορούν να επισυναφθούν τεχνικές προδιαγραφές ή ένα χρονοδιάγραμμα.

Πώς υπογράφεται: χειρόγραφα ή μέσω gov.gr

Υπάρχουν δύο πρακτικοί τρόποι, και μπορείτε να αφήσετε τον πελάτη να διαλέξει.

• Χειρόγραφη υπογραφή: ο πελάτης εκτυπώνει το συμφωνητικό, το υπογράφει και σας στέλνει σκαναρισμένο αντίγραφο ή το πρωτότυπο. Είναι ο τρόπος που ξέρουν όλοι, αλλά θέλει εκτυπωτή και, συχνά, μερικές μέρες.
• Ψηφιακή βεβαίωση μέσω gov.gr: το ίδιο PDF υπογράφεται από τους δύο συμβαλλόμενους με τους κωδικούς τους, χωρίς εκτύπωση και χωρίς να συναντηθείτε.

Σύμφωνα με το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, το έγγραφο που βεβαιώνεται με αυτόν τον τρόπο έχει την ίδια ισχύ με έγγραφο που φέρει βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής.

Τα βήματα στο gov.gr

Η υπηρεσία λέγεται Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού και βρίσκεται στο gov.gr, στην ενότητα με τα ψηφιακά έγγραφα (docs.gov.gr). Θα χρειαστείτε:

• το συμφωνητικό σε PDF, στην τελική του μορφή,
• κωδικούς Taxisnet (ή e-banking) και για τους δύο,
• κινητό τηλέφωνο, για τον κωδικό μίας χρήσης.

1. Ο πρώτος συμβαλλόμενος συνδέεται, ανεβάζει το PDF και συμπληρώνει τον ΑΦΜ και το επώνυμο του άλλου μέρους.
2. Επιβεβαιώνει με τον κωδικό που λαμβάνει στο κινητό.
3. Ο δεύτερος συμβαλλόμενος συνδέεται με τους δικούς του κωδικούς, βρίσκει το έγγραφο που τον περιμένει και το επιβεβαιώνει με τον ίδιο τρόπο.
4. Μόλις υπογράψει και ο τελευταίος, το βεβαιωμένο έγγραφο φτάνει στη θυρίδα του gov.gr και των δύο. Από εκεί το κατεβάζετε ή το προωθείτε.

Κάθε σελίδα του βεβαιωμένου εγγράφου έχει μοναδικό κωδικό και QR code. Οποιοσδήποτε μπορεί να ελέγξει ότι το έγγραφο είναι γνήσιο και δεν έχει αλλάξει, στη σελίδα επαλήθευσης εγγράφων του gov.gr.

Πώς γίνεται με το SmartOffer

Στο SmartOffer της NetGen τα συμβόλαια είναι ξεχωριστή ενότητα, δίπλα στις προσφορές και την τιμολόγηση:

• Ξεκινάτε από έτοιμο πρότυπο με άρθρα που αλλάζετε όπως θέλετε, ή από δικό σας.
• Ο πελάτης, τα ποσά και οι ημερομηνίες συμπληρώνονται από την προσφορά, και η προσφορά μπαίνει ως παράρτημα.
• Το PDF βγαίνει με το λογότυπο και τα στοιχεία της επιχείρησής σας και, αν θέλετε, με την υπογραφή σας.
• Το στέλνετε με email ή με σύνδεσμο. Ο πελάτης το ανοίγει χωρίς λογαριασμό και επιλέγει αν θα το υπογράψει χειρόγραφα ή μέσω gov.gr.
• Ανεβάζει το υπογεγραμμένο αρχείο από τον ίδιο σύνδεσμο, εσείς το επιβεβαιώνετε και φυλάσσεται στην καρτέλα του πελάτη.

Το PDF που στέλνετε κλειδώνει τη στιγμή της αποστολής, ώστε να ξέρετε πάντα ποιο ακριβώς κείμενο υπέγραψε ο πελάτης.

Πηγές: Υ.Α. 40912 ΕΞ 2021 (ΦΕΚ Β΄ 5354) για τις ψηφιακές βεβαιώσεις εγγράφων, όπως τροποποιήθηκε με την Υ.Α. 1785/2025 (ΦΕΚ Β΄ 2742), ανακοινώσεις και συχνές ερωτήσεις του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης για το docs.gov.gr.